Bazy danych – prawa i obowiązki związane z gromadzeniem informacji

W dzisiejszych czasach zagadnienia związane z ochroną danych osobowych, ich przechowywaniem i wykorzystywaniem oraz nadużyciami na ich tle, potrafią intensywnie zainteresować fachowe gremia prawnicze, specjalistów z branży informatycznej, a także pojedynczych ludzi, których sprawa również (a może: przede wszystkim) dotyczy.

Wiele mówi się o danych osobowych także w telewizji, gdzie dziennikarze często przytaczają przykłady wycieku tychże danych. Jak do tematu podchodzą firmy informatyczne? Wrocław, jako teren działania wielu takich podmiotów, posiada szeroką ofertę, związaną z administrowaniem bazami danych.

Jak zapewnić bezpieczeństwo i trwałość danych?

Podstawową kwestią, o jaką warto zadbać, jest zabezpieczenie danych przed przypadkową utratą. Możliwych przyczyn jest wiele – od awarii systemu, poprzez atak hackerski, aż do fizycznego uszkodzenia serwera np. poprzez działanie sił natury lub człowieka. Niezbędnym zabiegiem jest więc takie skonfigurowanie systemu, by regularnie tworzył on kopie zapasowe.

Mogą się tym zająć firmy, organizujące outsourcing IT. Wrocław posiada szeroki wybór takich przedsiębiorstw, zatrudniających specjalistów. W razie ewentualnej awarii i utraty danych, ich odzyskanie pozwoli na zachowanie płynności w działaniu – odtworzenie przebiegu współpracy z klientami, dokumentów, specyfikacji czy np. stanu magazynowego.

Jak można wykorzystać posiadaną bazę danych?

Gromadzenie danych, związanych z prowadzoną działalnością, dostarcza ogromnej wiedzy i pozwala na szczegółowe analizy. Przykładowo: właściciel sklepu internetowego posiada dokładne dane dotyczące historii zamówień poszczególnych użytkowników, dzięki czemu może on precyzyjnie określić ich przyszłe preferencje zakupowe.

Dodatkowym atutem będzie posiadanie odpowiedniej platformy, np. Magento i współpraca z firmą, świadczącą profesjonalne usługi informatyczne, taką jak np. ta: https://itbce.com/. Wrocław jest miejscem, w którym specjaliści bez problemu zsynchronizują dane gromadzone przez sklep np. z firmowym systemem CRM bądź wdrożą moduły pozwalające na wysyłanie SMS-ów do klientów czy sprawną współpracę z kurierami.

Jak przydzielane są dostępy do firmowych baz danych?

Prowadzenie rozbudowanej bazy danych wymaga stworzenia różnych poziomów dostępu i nadawania różnych uprawnień poszczególnym użytkownikom. Ze względu chociażby na zajmowaną w firmie hierarchię, poszczególni pracownicy mogą korzystać zaledwie z niewielkiego ułamka dostępnych w bazie informacji lub posiadać do nich nieograniczony dostęp.

Szczegółowym przygotowaniem i modyfikowaniem konfiguracji baz zajmują się fachowe firmy informatyczne. We Wrocławiu i innych dużych miastach działa ich wiele, ze względu na duże zapotrzebowanie ze strony zarówno prywatnych, jak i publicznych podmiotów.

Jakie są uwarunkowania prawne funkcjonowania bazy danych osobowych?

Podstawowe obowiązki, związane z bazami danych osobowych, spoczywają na ich administratorze. Podmiot ten m.in. decyduje o tym, po co i w jaki sposób przetwarzać dane osobowe. Za takie uważa się wszystkie dane, które można w sposób bezsporny przypisać konkretnej osobie. Jeżeli więc firma wchodzi w posiadanie np. imienia, nazwiska i numeru PESEL danego klienta lub posiada choćby jego e-mail, stworzony według schematu imię.nazwisko@domena.pl, umieszczony w domenie firmowej, to takie dane należy uznać za dane osobowe.

Są one prawnie chronione, dlatego ich gromadzenie, przetwarzanie i modyfikacja muszą być legalne – oparte o stosowne przepisy prawa. Obowiązek ich przestrzegania spoczywa na właścicielu przedsiębiorstwa, a nie na zewnętrznym wykonawcy, jakim może być np. firma oferująca outsourcing IT. Wrocław, oraz inne miasta wojewódzkie, skupiają na swoim terytorium wiele odrębnych baz danych osobowych, spośród których każda powinna być zgłoszona do GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych).

Samo powierzenie przetwarzania danych osobowych zewnętrznej firmie powinno być potwierdzone pisemnie, regulując kwestie bezpieczeństwa czy sam zakres powierzonych danych. Poprawność wdrażanych procedur może natomiast zostać skontrolowana przez GIODO, a fakt istnienia bazy powinien być do tej instytucji zgłoszony.